Come coordino al meglio i miei collaboratori?

La leadership di per sé non è una cosa automatica. Quando poi collaboratori e dirigenti si trovano in posti diversi, esercitarla diventa ancora più arduo. Guidare a distanza diventa una notevole sfida, che comporta un maggior grado di incertezza per il leader. Si può guidare solo attraverso la fiducia nel collaboratore e si deve comprendere che per farlo, è necessario pianificare tempi e metodi di attività. Scopri di più guardando il video oppure leggendo la risposta completa qui sotto.

La leadership di per sé non è una cosa automatica. Quando poi collaboratori e dirigenti si trovano in posti diversi, esercitarla diventa ancora più arduo. Guidare a distanza diventa una notevole sfida.

Se guidi a distanza, diventa più difficile valutare se il collaboratore sta lavorando bene o no. Si hanno a disposizione poche informazioni e l'impossibilità di verifica visiva. Si deve quindi imparare a valutare i risultati e la qualità dell’operato, anziché la mera quantità delle ore trascorse davanti al computer.

Gestire collaboratori a distanza comporta un maggior grado di incertezza per il leader. Si può guidare solo attraverso la fiducia nel collaboratore e si deve comprendere che per farlo è necessario pianificare tempi e metodi di attività.

Per ottenere risultati soddisfacenti, bisognerà fare un particolare sforzo di coordinazione mentale.

Fattori di successo:

1. Assicurarsi che Hardware e software siano funzionanti e adeguati:

connessione internet veloce, laptop e smartphone per ogni dipendente dovrebbero rappresentare la dotazione minima.

Esistono molti strumenti e tool appositamente sviluppati per l'elaborazione in multi-utenza di processi a distanza che aiutano a organizzare il volume di dati. Solo per fare un esempio, Office 365 viene già ampiamente utilizzato e con esso è possibile processare l'avanzamento dei progetti in modo tale che tutti i membri del team siano informati e possano continuare a lavorare su dati costantemente aggiornati.

Molti strumenti si sono dimostrati efficaci anche nell'ambito delle riunioni a distanza. L’efficienza di tali meeting passa sempre attraverso una corretta pianificazione del tempo e organizzazione del lavoro quotidiano di ogni singolo partecipante.

Ad esempio, sarà molto utile aggiornare correttamente i calendari, rendere visibile lo stato di disponibilità dei collaboratori e abilitare l'uso delle chat. Durante queste riunioni saranno anche importanti funzioni come la condivisione del desktop, l'editing congiunto di documenti, il lavoro creativo su una lavagna digitale.

2. Conduci dando fiducia, fissa obiettivi comuni e spiegali!

In quanto leader il tuo compito è che il team abbia una comprensione univoca e condivisa di come lavorare insieme: sostieni il concetto di squadra. Leader e collaboratore definiscono insieme indicatori trasparenti rispetto ai quali sono misurati progressi e risultati e accordi standard chiari per la cooperazione.

Gli appuntamenti, gli accordi e gli impegni dovranno essere mantenuti da entrambi i soggetti.

3. Fornisci ai collaboratori a distanza feedback costruttivi e questo possibilmente di persona o almeno in una chiamata a due.

4. Assicurati di non demotivare i tuoi dipendenti chiedendo report non strettamente necessari. Stimola la loro responsabilità personale e incoraggia lo spirito d’iniziativa.

5. Comunica regolarmente e spesso con tutti i soggetti coinvolti:

incontri fissi settimanali sono particolarmente utili, come ad esempio teleconferenze programmate. In queste occasioni dai spazio ad un generoso flusso di informazioni, poiché i collaboratori non essendo in sede, quasi certamente si troveranno privati di numerose importanti notizie.

La buona comunicazione: le tipiche regole applicate nelle normali riunioni sono valide anche per le conferenze telefoniche e video, come ad esempio:

Definizione dell’ordine del giorno anticipato ai partecipanti. La consueta voce "varie ed eventuali" è assolutamente da eliminare.
Verbale di incontro inviato tempestivamente a tutti: in esso vanno inserite solo le cose da fare, le scadenze dei compiti e chi è responsabile del compito stesso. Ogni compito dovrà essere assegnato e programmato!
Inizio e fine del meeting dovranno essere puntuali.
Ognuno può intervenire solo quando ha qualcosa di veramente interessante da offrire alla discussione e solo se gli argomenti riguardano tutti i membri del gruppo. Altrimenti per discussioni 1:1 è consigliabile fissare un meeting a parte.
Si raccomandano interventi sintetici, evitando preamboli autoreferenziali.
E’ buona norma, oltre che buona educazione, evitare l’interruzione di chi sta parlando.
A seconda della complessità dei contenuti, si scelga la forma di comunicazione più idonea:

le email funzionano molto bene, ad esempio, per brevi domande, scambio di idee o per report sullo stato dell’arte. Esse sono molto utili per la gestione di collaboratori a distanza, ma non sostituiscono le conversazioni dirette. Si dovrebbero quindi evitare le cosiddette e-mail ping-pong. In tal caso, meglio utilizzare il telefono!

6. Fiducia: guidare a distanza funziona solo con fiducia reciproca; si deve quindi innanzitutto costruire un rapporto basato su di essa.

7. Last but not least: non lesinare nell'apprezzare i successi dei tuoi collaboratori e del tuo team e festeggia i risultati insieme a loro, anche se solo via telefono o video.

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