Wie koordiniere ich Mitarbeiter*innen im Smart Working?

Führen auf Distanz ist eine besondere Herausforderung.

Wenn Sie auf Distanz führen, wird es schwieriger einzuschätzen, ob der*die Mitarbeiter*in gut arbeitet oder nicht. Sie haben weniger verlässliche Informationen und Beobachtungen. Sie müssen also mehr über Resultate beurteilen: Qualität statt Quantität.

Führen auf Distanz bedeutet ein höheres Maß an Unsicherheit für den*die Führende*n. Sie können nur durch Vertrauen führen und Sie müssen sich klar machen, dass Sie einen zeitlichen und mentalen Koordinierungsaufwand für das Führen auf Distanz einplanen müssen.

Erfolgsfaktoren:

1. Sorgen Sie dafür, dass die Infrastruktur auf allen Seiten stimmt:
Schnelle Internetverbindung, Laptop und Smartphone für jede*n Mitarbeiter*in sollten selbstverständlich sein.

Es gibt es viele Instrumente und Tools, die speziell für das gemeinschaftliche Bearbeiten von Prozessen auf Distanz entwickelt wurden und helfen, Datenmengen zu organisieren. Vielfach verwendet und bewährt hat sich Office 365. Mit diesem ist es möglich die Projektfortschritte so zu dokumentieren, dass alle Teammitglieder informiert sind und am aktuellen Stand weiterarbeiten können.

Auch in der direkten Kommunikation haben sich verschiedene Tools bewährt. Effiziente Meetings beginnen bereits beim persönlichen Zeitmanagement und der Arbeitsorganisation im Alltag eines jeden Einzelnen. Es geht beispielsweise darum Kalender richtig zu pflegen, den Verfügbarkeitsstatus von Mitarbeiter**innen aufzuzeigen und den Einsatz von Chats zu ermöglichen. Beim Meeting selbst sind dann Funktionen wie Desktop-Sharing, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten oder kreatives Arbeiten auf einem digitalen Whiteboard wichtige Instrumente.

2. Führen Sie mit Vertrauen, Zielen und Sinn! Es ist Ihre Aufgabe dass Ihr Team ein gemeinsames Verständnis der Zusammenarbeit hat. Unterstützen Sie das Wir-Gefühl. Führungskraft und Mitarbeiter*innen definieren transparente Indikatoren, woran Fortschritte, Aufwände und Ergebnisse gemessen werden. Chef und Mitarbeiter*in sollten gemeinsam klare Standards für die Zusammenarbeit definieren. Termine, Absprachen wie auch Zusagen sind einzuhalten – von allen Beteiligten.

3. Geben Sie Ihren Remote Mitarbeiter*innen regelmäßig konstruktives Feedback, wenn möglich persönlich oder zumindest im 2er Telefongespräch.

4. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter*innen nicht demotivieren durch unnötiges Reporting. Unterstützen Sie deren Selbstverantwortung und Eigeninitiative.

5. Kommunizieren Sie regelmäßig und häufig mit allen Beteiligten:
Bewährt haben sich regelmäßige Jour Fixe, also z.B. fest eingeplante monatliche Telefonkonferenzen. Achten Sie auf großzügigen Informationsfluss. Da die Mitarbeiter*innen nicht an Ihrem Standort sind, gelangen sonst wichtige Infos erst gar nicht zu ihnen.

Gute Kommunikation: die typischen Regeln für Meetings gelten ganz besonders für Telefon- und Videokonferenzen, also beispielsweise:

1. Gute Vorbereitung mit Agenda vorab. Der Punkt „weiteres“ wird von der Tagesordnung ersatzlos gestrichen.

2. Zeitnahes Meeting-Protokoll an alle. Dies enthält nur die To dos, die Deadlines der Aufgaben und wer im Lead ist, wer sozusagen die Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe trägt. Jede Aufgabe wird zugeteilt und terminiert!

3. Pünktlicher Beginn und pünktliches Ende

4. Jede*r redet nur, wenn er*sie etwas wirklich Neues beizutragen hat und nur wenn es alle in der Runde betrifft. Ansonsten 1:1 Meeting.

5. Jeder fasst sich kurz, keine Selbstdarstellung

6. Keiner fällt dem*der anderen ins Wort

Je nach Komplexität der Aufgaben sollten Sie unterschiedliche Kommunikationsformen bevorzugen:

E-Mails funktionieren sehr gut für z.B. kurze Nachfragen, Ideenaustausch oder für Statusberichte. Sie können sehr sinnvoll und effektiv beim Führen auf Distanz eingesetzt werden, aber sie ersetzen keine Gespräche! Vermeiden Sie deswegen unbedingt sogenannte Ping-Pong-E-Mails. Das sind E-Mails bei denen eine Diskussion stattfindet und abwechselnd immer wieder in kurzen Abständen auf die gerade versendete E-Mail von der anderen Seite geantwortet wird. Dafür ist eine E-Mail nicht gemacht. In einem solchen Fall greifen Sie zum Telefon!

1. Vertrauen: Führen auf Distanz funktioniert nur mit Vertrauen. Deshalb müssen Sie erst mal Vertrauen aufbauen. Sie müssen – stärker als bei Mitarbeiter*innen vor Ort – bereit sein Ihren Mitarbeiter*innen Vertrauen entgegen zu bringen.

2. Last but not Least: Würdigen Sie die Erfolge Ihrer Mitarbeiter*innen und – feiern Sie die Erfolge Ihres Teams mit Ihrem Team – auch wenn es nur per Telefon oder Video geht.